Modification d’association : la procédure courante

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La rédaction des statuts représente une étape importante dans la création et la formalisation d’une association loi 1901. Au cours de la vie de l’association, si des changements majeurs survenaient, la modification des statuts s’impose. Comme la rédaction, la modification des statuts d’une entreprise suit un formalisme précis. Mieux, elle doit faire l’objet de déclaration auprès de l’administration. Comment se déroule cette procédure ? Qu’en est-il de la déclaration et des risques si le formalisme de cette procédure n’est pas respecté ? Grand angle.

Modification des statuts d’une association : les raisons qui peuvent l’initier

Pour créer une association, vous devez préalablement faire une déclaration initiale. Le but de cette déclaration est de fournir les informations essentielles concernant l’association et son identification. Dans cette veine, les informations à fournir sont entre autres l’objet social, le titre, la date de création, les informations sur les dirigeants, l’adresse du siège social. Autre étape décisive dans la création d’une association, la rédaction des statuts.

Définissant les règles de fonctionnement de l’association, les statuts mettent aussi en exergue leurs modalités de modification, celles des prises de décisions et du droit de vote des membres et acteurs directement impliqués dans la vie de l’association loi 1901. La rédaction des statuts d’une association est libre, et vous pouvez y inclure autant de clauses que vous le jugez opportun.

Peu importe le motif, la demande de modification des statuts d’une association loi 1901 peut émaner d’un vote en Assemblée Générale (AG), si elle a les faveurs de la majorité des membres présents et représentés (quorum) à l’AG. De même, les membres de l’association ou une partie d’entre eux peuvent introduire un projet de modification des statuts.

Le formalisme autour de la modification d’une association

En règle générale, la modification d’association se déroule en trois étapes, et à l’issue de ces dernières, vous pourrez faire la déclaration de modification auprès de la préfecture.

modification association

La convocation d’une AG de modification statutaire

La convocation d’une AG extraordinaire (AGE) est la première étape pour modifier les statuts d’une association. Elle doit se faire 21 jours avant la date prévue de l’AG par mail ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Comme une AG classique, il est des mentions obligatoires à respecter lors de la convocation d’une AGE de modification statutaire :

  • date, heure et lieu de tenue de l’AG,
  • ordre du jour,
  • conditions de vote,
  • projet de résolution.

Le quorum à atteindre pour que la modification puisse être légalement admise est fixé par les statuts de l’association loi 1901. En l’occurrence, vu l’impact que la modification peut avoir sur la vie de l’association, il n’est pas rare que la majorité requise soit plus importante que celle d’une AG ordinaire.

La modification des statuts proprement dite

Il s’agit de l’étape pratique même du projet de modification. D’entrée de jeu, précisons que la modification statutaire n’est envisageable que si elle porte sur des éléments figurant déjà dans les statuts de l’association. Autrement, il faudra suivre la procédure prévue pour l’élément à modifier.

Supposons que la modification est initiée pour changer de présidence. Si le nom du président ne figurait pas dans les statuts, point n’est besoin de les modifier. Vous pourrez vous contenter de la procédure dédiée au changement de présidence, sans toucher aux statuts.

De même, si vous souhaitez modifier le bureau de votre association, ce projet ne peut nécessiter la modification des statuts que si les noms des membres du bureau figuraient déjà dans les clauses statutaires. Il n’en demeure pas moins que vous devez informer l’administration du changement de bureau de l’association.

Outre cette particularité, au cours de la vie de l’association, il est des situations dans lesquelles la modification des statuts s’impose :

  • diversification des activités pour financer l’association,
  • changement d’objet social,
  • modification des règles de gestion de l’association,
  • assouplissement des conditions relatives au droit de vote,
  • modification du montant des cotisations.

La rédaction d’un procès-verbal (PV) modificatif

Vous devez rédiger un PV modificatif à la fin de l’AGE. Il s’agit d’une obligation étant donné que le PV permet d’attester que la modification statutaire a été faite dans le respect des modalités de vote prévues aux statuts. De même, le but du PV est aussi d’assurer une traçabilité écrite du déroulé des débats. Pour être valide, le PV doit contenir les informations suivantes :

  • la date, le lieu et l’heure à laquelle l’AGE s’est tenue,
  • la substance des débats,
  • le quorum de l’AGE,
  • les résolutions prises,
  • les résultats du vote.

La déclaration de la modification auprès de l’administration

La suite logique d’une modification statutaire est la déclaration auprès de l’administration, la préfecture du siège social de l’association en l’occurrence.

La déclaration

La déclaration doit être déposée au greffe des associations de la préfecture, ceci dans les 3 mois suivant l’adoption des statuts modifiés. Les associations basées à Paris doivent faire leur déclaration auprès de la préfecture de police. Pour les associations basées en Alsace-Moselle, la procédure se fait devant le tribunal d’instance.

En outre, la déclaration peut se faire en ligne, en présentiel ou par courrier. Si la modification porte sur le nom de l’association, son objet social ou son adresse, vous devez remplir le formulaire Cerfa N° 13972 02. A contrario, si c’est le bureau de l’association qui est modifié, c’est le formulaire Cerfa N°13971 03 que vous allez remplir.

Une fois la déclaration effectuée, vous pouvez en faire une publication au journal officiel des associations et fondations d’entreprises (JOAFE). Cette démarche est facultative. Par le passé payante en fonction du nombre de caractères, cette démarche est gratuite depuis le 1er janvier 2020.

statuts association loi 1901 modifiés

Le dossier à fournir

Le dossier à fournir pour effectuer cette démarche doit être composé de certaines pièces comme :

  • le PV de l’AGE de modification,
  • les statuts modifiés,
  • la liste et les informations d’identification des membres de l’association.

Les signatures d’au moins deux dirigeants doivent figurer au dossier. En Alsace-Moselle, un récépissé vous sera fourni en 5 jours, une fois le dossier déposé. Vous devez le conserver indéfiniment pour prouver que vous avez dûment effectué les démarches.

L’enregistrement de la modification

Ensuite, il faut compter 15 jours ouvrés pour enregistrer cette modification auprès de la préfecture. Cette démarche doit impérativement être réalisée par un membre de la direction de l’association. À défaut, il faudra mandater une personne pour le faire. Le mandat à cet effet doit être un document signé par un dirigeant de l’association.

Les sanctions en absence de déclaration

La déclaration de modification d’association loi 1901 est obligatoire, notamment pour :

  • les modifications statutaires,
  • le changement des dirigeants de l’association,
  • l’achat d’immeuble pour le siège social de l’association ou d’autres actions inhérentes à la vie de l’association,
  • le changement de siège social.

Si dans l’une ou l’autre de ces situations vous ne faites pas de déclaration en préfecture ou au tribunal d’instance (pour les associations en Alsace-Moselle), vous vous exposez à des sanctions. Au civil, ces modifications non déclarées sont inopposables aux tiers. Pour faire simple, la modification d’association aura un effet nul sur les intervenants extérieurs à l’association.

Au pénal, vous payerez une amende allant de 1.500 à 3.000 euros. D’un point de vue administratif enfin, le défaut de déclaration peut entraîner une suppression ou une non-reconduction des subventions et aides financières auxquelles vous étiez éligibles auprès des collectivités publiques.

Parce qu’une association est une organisation structurée dont la gestion et la direction sont similaires à celles d’une entreprise, il est recommandé de faire appel à un avocat ou un autre spécialiste du droit afin de vous accompagner dans la rédaction ou la modification des statuts et pour l’ensemble des formalités de modification d’association.