Absences et congés en entreprise : Comment bien les gérer ?

La meilleure solution pour une gestion optimale des congés et absences en entreprise reste : « l’anticipation ». En effet, la bonne gestion des congés et absences est primordiale pour une entreprise. Ses impacts sont nombreux aussi bien d’un point de vue financier que pour la bonne relation avec les salariés, tout en demeurant en règle avec les administrateurs. Dans la plupart des cas, les congés payés sont à l’origine des conflits, contestations, contentieux et actions prud’homales.

Pour cela, il est dans l’ordre normal des choses d’anticiper tous les sujets de discorde possible, car une gestion préventive est toujours plus efficace qu’une résolution de problèmes. En l’espèce, il existe plusieurs moyens de régler les absences et congés en entreprise. Parmi ces nombreuses solutions, il y a le logiciel de gestion des absences et congés, qui est alternative plus crédible et inclusive.

De quoi disposent les entreprises pour gérer au mieux les absences et les congés de leurs employés ?

Selon la législation en vigueur relative au droit du travail, chaque salarié a le droit à des congés payés et parfois à des RTT. Les moyens utilisés au sein des entreprises pour organiser leurs absences diffèrent d’une entreprise à une autre. Si dans certaines structures l’on fait recours aux tableaux Excel afin d’y répertorier toutes les dates, leurs acceptations et leurs motifs, dans d’autres entreprises plus organisées, il existe un logiciel de gestion des congés payés en ligne et des absences. Ce logiciel de gestion des absences et congés en entreprise permet aux responsables des ressources humaines de concilier les départs en congés des salariés et la continuité de l’activité de l’entreprise.

Ce logiciel de gestion des congés en ligne gère de façon globale le processus de :

• Demande d’absence ou de départ en congés ;
• Planning des équipes et groupes ;
• Gestion des compteurs et des soldes ;
• Gestion des heures supplémentaires et de compensation.

Au regard de ces différentes solutions, notez que, quel que soit le mode de fonctionnement adopté au sein de votre organisation, l’anticipation et l’organisation sont deux éléments de rigueur. Anticipez en prévenant vos collaborateurs afin qu’ils puissent s’organiser et préparez votre absence en déléguant et en informant vos collègues des points essentiels sur lesquels ils devront porter leur attention. Cependant, l’adoption d’une solution digitale telle qu’un logiciel de gestion s’avère l’option la plus avantageuse.

Pourquoi passer à la dématérialisation de la gestion des congés et des absences en entreprise ?

Au niveau des pôles de gestion des ressources humaines dans les entreprises, il existe très rarement des outils appropriés pour gérer de manière efficace les absences et les congés payés dans toute leur complexité. Certes, l’employé a droit à des congés, mais c’est au niveau de l’administration que cela s’organise en respectant les dispositions de la loi (Code du travail). En optant pour la dématérialisation de cette tâche, vous apportez grâce au logiciel de gestion, une solution tant rêvée, car il présente d’énormes avantages pour l’entreprise.

• Le logiciel de gestion accorde une plus grande autonomie aux utilisateurs : l’un des services les plus débordés au sein de l’entreprise est celui des ressources humaines. Il reçoit à chaque instant de nombreuses sollicitations en provenance d’utilisateurs multiples. C’est le cas par exemple lorsque les salariés ou les managers souhaitent connaitre la date à laquelle le dépôt d’un congé peut être fait, ou encore connaitre un solde. Grâce à un logiciel de gestion des congés, il suffit de se connecter pour obtenir toutes les informations souhaitées. Cet outil permet à tout individu d’accéder à ces propres données sur une plateforme synthétique ;
• Le logiciel permet de faire un planning de présence disponible en temps réel : à certaines périodes clés de l’année, le responsable en charge de la gestion des ressources humaines se doit d’avoir une vision globale de l’effectif, comme les vacances scolaires par exemple. Pour cela, un planning doit être établi afin d’avoir une vue sur le taux des absences en cours de traitement et le taux de présence. En conséquence, la planification que favorise le logiciel de gestion des absences et des congés est indispensable au moment de la prise de décision. Le planning de présence disponible en temps réel permet d’accéder rapidement à des informations précises et claires ;
• Le logiciel offre une interaction facile avec le service de la comptabilité : l’avantage avec le logiciel de gestion des absences et congés payés est que tout le processus est informatisé. Ce qui rend facile la tâche des différents utilisateurs. En effet, après la validation de l’absence d’un collaborateur par le responsable des ressources humaines et la saisie des données par le collaborateur concerné, il n’y a plus de travail à effectuer. L’importation des informations par les gestionnaires se fait de façon automatique dans leurs différents outils d’édition de bulletins de paie. Cela constitue un avantage certain pour les différents services de l’entreprise ;
• Le logiciel offre un gain de temps : dans la gestion de toute activité, le temps est une ressource essentielle. Cela constitue un facteur de compétitivité des entreprises. La direction des ressources humaines doit accomplir diverses tâches avec efficacité, et ceci dans un temps optimal. Avec le logiciel de gestion des absences et des congés payés, la gestion se fera plus rapidement. Ce qui contribue à la performance de la RH. De façon plus précise, le gain de temps permettra au responsable des ressources humaines et à ses différents collaborateurs de se consacrer aux autres aspects de leur fonction. Cependant, ils seront plus performants, plus disponibles et apporteront cette touche de rigueur et de qualité indispensable à la réussite de leurs actions. Le logiciel de gestion des absences et des congés payés permet de réduire très vite et définitivement les délais de traitement des absences ;
• Le logiciel de gestion des absences et des congés favorise un processus de validation intégré : les avantages relatifs au processus de validation intégré constituent l’une des principales raisons, il est préférable d’opter pour la dématérialisation de la gestion des absences et des congés. Le logiciel permet d’obtenir en temps réel aussi le planning de l’équipe que le solde du salarié. Les responsables de ressources humaines peuvent avoir à disposition de façon immédiate les mêmes informations que le manager. Ce qui réduit considérablement les interventions des gestionnaires.

Les fonctionnalités du logiciel de gestion des absences et des congés en entreprise

Le logiciel de gestion des congés et absences est un outil qui est utilisable par chaque élément de l’entreprise. En effet, que ce soit le manager, le salarié ou la direction des ressources humaines, chaque entité peut aisément s’en servir.

Fonctionnalités pour le manager : validation des absences et congés

• Avec une ergonomie soignée, le manager voit en clin d’œil le récapitulatif du nombre de jours demandés par ses employés, le motif des absences et les dates ;
• Le manager peut accepter ou refuser cette absence ;
• Il a la possibilité de faire une mise à jour automatique sur le planning de l’équipe ;
• Pour des relations de travail saines, chaque action concernant les absences entraîne l’envoi d’un email récapitulatif aux deux parties.

Au niveau du compteur des équipes, il y a :

• Un tableau synthétique de toutes les absences et congés pris et à prendre par les employés ;
• Un contrôle la prise régulière des absences ;
• Une information colorée pour une meilleure visibilité ;
• La possibilité de vérifier les absences non validées.

Fonctionnalités pour le salarié

À travers le logiciel, le salarié peut effectuer une demande d’absence. À ce niveau, il y a plusieurs types d’absences prédéfinis et personnalisables, un calendrier dynamique pour le choix des dates de débit et fin d’absence, une mise à jour instantanée sur les compteurs et les plannings d’équipe, une possibilité de commenter chaque absence et la gestion intégrale des jours non travaillés et fériés.

En ce qui concerne la visualisation des compteurs, le salarié peut observer instantanément l’état de ses congés payés et faire une mise à jour automatique en temps réel. Le planning de l’équipe permet de visualiser les forces de travail présentes au quotidien dans l’entreprise, la mise en commun des plannings des salariés, la vision du planning sur plusieurs niveaux hiérarchiques et la visualisation des différents compteurs. Par ailleurs, le salarié peut avoir accès à l’historique des demandes et aux demandes en cours de traitement.

Fonctionnalités pour les ressources et l’administrateur

• Logiciel de gestion et planification de tous types de congés et absences ;
• Affectation par profils : cadre, agent de maîtrise, ouvrier, etc. ;
• Décompte en jours ou en heures ;
• Attribution des droits à congés ;
• Plusieurs niveaux de validation possibles, avec gestion des délégations de signature en cas d’absence du manager ;
• Consultation de synthèses, états et tableaux de bord divers ;
• Calcul des congés et calcul des heures supplémentaires, suivi du taux d’absentéisme ;
• Calcul automatique du nombre de titres-restaurant à commander.

Conseils pour mieux préparer ces congés

En tant que salarié, il est important de préparer ses congés, car une mauvaise préparation peut impacter la continuité du travail au sein de l’entreprise. Avant d’aller en congés, il est fondamental de prendre quelques précautions pour préparer son absence au bureau :

• Informer les collègues des dates de congés à l’avance ;
• Partir durant une période creuse ;
• Trouver si possible une personne pour assurer son intérim ;
• Prévenir ses principaux interlocuteurs (clients et prospects) et leur transférer les coordonnées du remplaçant ;
• Conclure les dossiers en cours avant de partir ;
• Garder son téléphone portable ouvert.

En somme, la gestion des absences et des congés en entreprise est un travail d’équilibriste. Il est important de se doter d’un outil capable de faciliter la dématérialisation des tâches. Cela constitue un gage de performance.