Gestion des notes de frais : comment profiter des indemnités kilométriques ?

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En entreprise, les notes de frais deviennent rapidement un casse-tête si les charges qui entrent dans le calcul de ces derniers ne sont pas maîtrisées. Parmi elles, les frais et indemnités kilométriques occupent une place de choix. Dans cette rubrique, vous découvrez un ensemble d’interrogations qui vous permettront de comprendre comment profiter des frais kilométriques.  

Qui peut bénéficier des frais kilométriques ?

Les indemnités kilométriques ne sont pas exclusivement réservées pour une catégorie de personnel. Toute personne qui travaille au sein de l’entreprise peut bénéficier des frais kilométriques. Quel que soit votre ancienneté ou votre statut (dirigeant ou employé), vous avez toujours la possibilité d’obtenir un remboursement kilométrique par l’employeur. Il faut effectuer un déplacement (en voiture, en bus, en train, etc.) pour le compte de l’entreprise.

La procédure pour bénéficier des frais kilométriques

Il ne suffit pas d’effectuer un simple déplacement pour prétendre au remboursement des frais kilométriques. Deux conditions sont à remplir pour bénéficier des frais kilométriques :

  • Être propriétaire du moyen de transport utilisé au cours du déplacement ;
  • Fournir un justificatif de déplacement.

 Ce justificatif doit comporter les éléments suivants :

  • L’objet du déplacement ;
  • La distance parcourue en kilomètres ;
  • La date ;
  • La puissance fiscale du moyen de transport utilisé.

Le montant des indemnités kilométriques est calculé en fonction d’un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Il existe des outils technologiques performants qui vous aident à calculer les frais kilométriques sans trop vous casser la tête. Dans cette perspective, N2F est un logiciel de gestion des notes de frais pour entreprise qui vous facilite le calcul des indemnités kilométriques. Il vous met à l’abri des erreurs et autres fraudes.   

Les trajets pris en charge par les indemnités kilométriques

En réalité, les indemnités kilométriques sont les frais de transport que votre patron doit vous aider à prendre en charge. Le déplacement du domicile à l’entreprise n’est pas pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques. Seules les missions professionnelles au départ de l’entreprise sont couvertes par le remboursement des notes kilométriques. Cependant, il existe des cas particuliers.

C’est par exemple le cas d’un employé qui réside en zone rurale où les moyens de transport en commun sont peu développés. De plus, le remboursement des frais kilométriques est effectif lorsque le travailleur parcourt une distance de plus de 50 km pour se rendre à l’entreprise. Il en est de même s’il fait plus d’une heure trente minutes en transports en commun.  

Les charges couvertes par les indemnités kilométriques

En général, les dépenses relatives à l’amortissement du moyen de déplacement sont couvertes par les frais kilométriques. Il s’agit notamment des frais :

  • D’entretien général ;
  • D’achat de nouveaux pneus ;
  • D’Assurance.

De même, les personnes qui se déplacent à vélo peuvent aussi bénéficier du remboursement des frais kilométriques. Toutefois, ce n’est pas une obligation pour l’employeur. Pour ce moyen de transport, la préservation de l’environnement et le maintien d’une meilleure santé font partie des 10 choses à retenir à propos de l’indemnité kilométrique pour les cyclistes.

Il faut noter que les frais de péage et de parking ne sont pas pris en compte dans le remboursement des frais kilométriques. Ce sont des notes de frais calculés différemment dans le cadre d’un déplacement professionnel.

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