L’Extrait Kbis : à quoi sert-il et où le commander ?

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L’extrait Kbis est l’un des documents juridiques les plus courus par les entreprises commerciales en France. Il est d’autant plus important dans la mesure où il atteste de leur existence légale. C’est pourquoi il est qualifié à juste titre de carte d’identité des entreprises. Et si certaines personnes le confondent à tort avec le K, c’est bien parce qu’ils ont le même rôle, mais cette fois-ci à des degrés différents. Cela dit ; qu’est ce que c’est que le Kbis ? À quoi sert un extrait Kbis et où le commander ?

C’est quoi un extrait Kbis ?

Anciennement connu sous le nom de : imprimé de référence, le Kbis est un document juridique attestant de l’existence légale d’une entreprise. Il est délivré à cet effet par le greffier du tribunal de commerce à toute entreprise commerciale, quelle que soit sa dénomination. Il peut s’agir donc : de société à responsabilité limitée (SARL) ; de Société Anonyme (SA) ; de Groupement d’Intérêt Économique (GIE) ou encore de Société Civile Immobilière (SCI). Sur ce lien vous aurez plus d’informations sur les types d’entreprises pour lesquelles le Kbis est obligatoire : https://business.lesechos.fr/outils-et-services/guides/guide-de-la-creation/1417/1423-6-les-differents-types-de-societes-24609.php.

À ce jour, il faut donc reconnaitre toute son importance pour l’entreprise. D’abord, parce qu’il est le seul acte authentique prouvant l’existence de votre société et ensuite, parce qu’il représente la preuve qu’elle est inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Que retrouve-t-on dans un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis, tout en énonçant les caractéristiques de l’entreprise, contient également l’ensemble des informations figurant sur le RCS. À cet effet, on y retrouve :

  • le nom du greffe d’immatriculation ;
  • la raison sociale, le sigle et l’enseigne de l’entreprise ;
  • le numéro SIREN et le(s) numéro(s) SIRET ;
  • la forme juridique (SARL, SAS, SA, EURL, etc.) ;
  • le montant du capital social ;
  • l’adresse du siège social, du principal établissement, et dans une certaines mesure établissements secondaires ;
  • la durée de vie de la société ;
  • la date de constitution de l’entreprise ;
  • l’activité détaillée de la société ;
  • le nom de domaine du site internet de l’entreprise ;
  • la fonction, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes.

À quoi sert un extrait Kbis ?

Comme nous l’avons dit un peu plus haut, l’extrait Kbis est la carte d’identité de votre entreprise. Mais son rôle est bien plus important que le simple fait de servir de justificatif à l’existence légale de votre société. Ainsi, c’est le type de document exigé en cas d’ouverture de compte bancaire, d’achat de matériels, de marchandise ou de candidature à une OPA. À cet effet, il doit dater de moins de trois mois pour être valide et signé uniquement du greffier du tribunal de commerce. Nous vous conseillons pour plus d’efficacité de visiter la plateforme des greffes des tribunaux de commerce sur https://www.infogreffe.fr/contact-infogreffe.html . Il faut aussi ajouter que l’extrait Kbis peut également contenir des informations telles qu’un redressement ou une liquidation judiciaire dont votre entreprise serait l’objet.

Comment obtenir l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce par demande. Cette dernière peut être faite sur place auprès du greffier ou simplement par voie électronique. À cet effet, vous pouvez commander un Kbis sur extrait-de-kbis.net. Le processus y est très rapide et nécessite très peu de tracasseries. Ainsi, il vous suffira de renseigner le nom de la société ; d’indiquer le numéro SIREN ou encore d’inscrire votre mail, afin de recevoir la copie de votre Kbis par courrier électronique.

Document obligatoire pour toute entreprise commerciale, le Kbis est accessible à un cout très bas. Ainsi, selon le canal utilisé, il est :

  • de 2,96 € lorsque vous choisissez d’aller directement chez le greffier ;
  • de 3,96 €, lorsque vous faites votre demande par voie postale ;
  • de 3,70 €, lorsque la demande est faite par courrier électronique.

Sous quel délai peut-on obtenir son extrait Kbis ?

Lorsque vous venez de créer votre entreprise, la demande prend généralement entre 3 et 7 jours ouvrables. Néanmoins, dans les cas où le représentant légal de l’entreprise est dans un besoin pressant de son extrait Kbis, le greffier est en mesure de lui en délivrer un à titre provisoire. À cet effet, vous pouvez l’obtenir 48 h après la demande. Il faudra alors passer après pour récupérer le Kbis officiel.

En outre, dans les cas où, il s’agit d’une réédition du Kbis, la demande ne prend guère de temps et votre document vous est délivré sur place. Exception est faite cependant aux demandes faites par courrier. Le délai de délivrance de celles-ci étant de 2 à 3 jours au maximum.

Quelle est la durée de validité du Kbis ?

Contrairement à ce qui se dit sur internet, le Kbis n’a pas une durée de validité officielle. On demandera néanmoins, un extrait Kbis de moins de 3 mois chaque fois qu’il sera question de présenter ce document. Et puisque c’est la carte d’identité de la société, il est important de l’adapter aux différentes modifications que subit celle-ci. Généralement, ces modifications portent sur :

  • le changement de dirigeant ;
  • le transfert du siège social ;
  • la modification du capital social (augmentation ou diminution) ;
  • le prolongement de la durée de la société ;
  • le changement concernant l’objet social… ;
  • la fermeture de la société (Kbis de radiation) ;
  • etc.

L’enregistrement de ses nouvelles modifications suit un certain nombre de démarches. Mais bien avant, il faut en aviser le Registre du Commerce et des Sociétés. À cet effet, selon la structure juridique de la société, les démarches sont différentes. Ainsi, pour les SARL, une modification n’est réalisable que si le seuil de la majorité est atteint au cours d’une assemblée ou tous les membres sont réunis. Or dans le cas des SNC (Société en Nom Collectif), un vote à l’unanimité est nécessaire avant que la modification ne soit possible. Par contre, les EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) n’attendront pas forcément une majorité partielle ou absolue. Ici, il suffit qu’un procès-verbal soit dûment écrit par le gérant de l’entreprise pour que l’enregistrement des modifications soit effectué. Enfin dans le cas des SA, une modification requerra une majorité de 2/3 réunie au cours d’une assemblée des actionnaires permanents.

Cela dit, il revient aux dirigeants d’avoir une connaissance approfondie du statut juridique de leur entreprise avant de procéder à toute modification. Ainsi convient-il de rappeler que si la modification concerne l’une des mentions obligatoires fournies par le RCS lors de l’immatriculation, une publication dans le Journal d’Annonces Légales (JAL) du département de l’entreprise sera alors nécessaire.

Dans ce contexte, l’annonce de modification doit tenir en compte de la forme juridique, du montant du capital, de la raison sociale, de l’adresse du siège, de la date et de la nature de la modification, du lieu et du numéro de l’immatriculation, de la signature du représentant légal (ou du notaire) ayant rédigé l’annonce.

Ces différentes étapes franchies, il faut alors déposer votre demande de modification auprès du RCS. Ceci vous permettra d’entrer en possession de votre Kbis modifié dans un délai maximal de trois jours.

Le Kbis est un document obligatoire pour toutes les entreprises commerciales. Il est public et peut être consulté par n’importe qui voulant traiter avec votre société. À cet effet, vous aussi vous pouvez demander ou consulter le Kbis d’une autre entreprise, etc. C’est pourquoi sa durée de validité n’excède guère les 3 mois, bien que cette règle ne soit pas officielle.

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