Comment assurer une gestion efficace des notes de frais ?

0
516

Dans le cadre de ses activités, un employé peut se retrouver dans l’obligation d’avancer des frais pour une dépense professionnelle. La société devra normalement les lui rétrocéder, mais suivant des conditions et sur la base de preuves convaincantes. La gestion des notes de frais n’est donc pas une chose aisée. Une simple preuve de facture indiquant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est généralement satisfaisante. Néanmoins, plusieurs obligations entourent les justificatifs à fournir pour profiter d’un remboursement, et leur transgression peut rapidement amener à des poursuites de la part de l’autorité compétente.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un justificatif qui permet à un employé de se faire rétrocéder les frais professionnels qu’il a avancés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les exigences de son activité professionnelle. Elle prend le plus couramment l’aspect d’une fiche complétée par le salarié et retournée à son entreprise sous forme matérialisée ou numérisée. La note de frais peut probablement faire suite à un ordre de mission quand l’employé est en tournée dans le cadre de son travail.

Quels sont les justificatifs de notes de frais par type de dépense ?

Les documents autorisés comme justificatifs de note de frais en fonction de la nature des dépenses sont :
  • Les frais de repas
Beaucoup d’employés sont souvent déroutés face à la complexité du système de justification des notes de frais. En ce qui concerne les frais de repas, l’original d’un reçu papier est satisfaisant pour justifier d’une note de frais lorsqu’il implique uniquement le salarié. Toutefois, d’autres informations doivent impérieusement paraitre sur la fiche pour prouver l’invitation d’un client par exemple. Pour chaque invité, il faudra notifier : le nom de l’invité, sa fonction et le nom de son entreprise.
  • Les frais kilométriques

L’argumentation des frais kilométriques sollicite plusieurs détails caractéristiques. Dans un premier temps, le salarié est dans l’obligation de fournir la carte grise de sa voiture. Il doit aussi informer : du motif du déplacement, du lieu de la mission, du kilométrage total réalisé et de la puissance fiscale du véhicule.

  • Les frais de transport
Il est primordial d’indiquer le motif exact de votre déplacement ainsi qu’une preuve des billets de transports pour avoir le droit à un acquittement. L’entreprise peut également prendre en charge le trajet à accomplir pour se rendre jusqu’au lieu de départ (gare, aéroport, etc.). Mais, elle ne restitue pas le trajet quotidien de l’habitat jusqu’au lieu de travail de l’employé. Lorsqu’il s’agit d’un déplacement effectué avec une voiture de l’entreprise, celle-ci doit rétrocéder l’ensemble des frais de carburant et de péage sur présentation d’une preuve.
  • Les frais d’hébergement
Avant même d’engager la moindre dépense d’hébergement dans le cadre d’un déplacement professionnel, il est impérieux de vous assurer du respect de deux conditions : la distance qui sépare le lieu de résidence du salarié et le lieu de travail doit être au moins égale à 50 kilomètres, et la durée du trajet doit dépasser au moins une heure trente minutes en utilisant les transports en commun.

Les justificatifs d’hébergement nécessitent une facture précise qui doit indiquer : la quantité de nuitées, l’ensemble des frais imputés à la chambre occupée, un solde nul.
  • Les frais divers
Quels que soient les frais engagés, il ne faut jamais négliger que toutes les notes de frais doivent être nécessairement justifiées. Les autorités fiscales ne consentent à aucun remboursement de frais non prouvés. Il est plus judicieux de fournir un reçu plutôt qu’une facture, car celui-ci détient plusieurs informations telles que le nom du prestataire, le montant total payé, la date de l’opération, la nature des biens achetés et le mode de paiement. La facture quant à elle comporte seulement le nom du fournisseur et la nature des biens fournis. Elle ne constitue donc pas une preuve de paiement à elle seule. Les mesures régissant la justification et l’acquittement des notes de frais ne sont pas faciles à exécuter, et les fautes sont vite arrivées.

Quels sont les systèmes de remboursement des frais professionnels ?

La gestion des notes de frais nécessite l’application de l’un des trois systèmes existants pour les remboursements de frais professionnels :
  • Le remboursement des frais effectivement engagés ;
  • Le remboursement des frais de manière forfaitaire ;
  • La déduction supplémentaire pour frais professionnels.

 

Principe des frais réels

Le remboursement de frais réels consiste à rétrocéder de façon précise, les montants payés en personne par le chef d’entreprise ou par l’employé et qui prennent en charge des dépenses exprimées dans le cadre de l’activité professionnelle. Par exemple, il s’agira de rétrocéder : les tickets de péage et de parking pour les tournées professionnelles, les tickets de restaurant pour les repas professionnels, les reçus d’hôtel, etc.

Principe des frais forfaitaires

Les frais forfaitaires autorisent le remboursement en s’appuyant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’autorité compétente.

La déduction forfaitaire spécifique

C’est la dernière méthode possible pour procéder à l’acquittement des frais professionnels. Cette déduction est plafonnée à 7 600 euros par an.

Quels sont les avantages de la gestion électronique des notes de frais ?

Une gestion électronique des notes de frais présente de nombreux avantages :
  • Un gain de temps précieux : le temps passé à la gestion des notes de frais traditionnellement est divisé par deux ;
  • Une limitation des échanges papier (impression, stockage, etc.) ;
  • Une réduction du risque humain d’erreurs ;
  • Une facilité dans la transmission des données entre les différents services et l’expert-comptable responsable du suivi comptable de l’entreprise ;
  • Une facilité d’accès aux notes de frais au cours des déplacements ou pour des employés qui se trouvent dans des lieux tiers ;
  • Un meilleur contrôle des frais indispensables pour encadrer les dépenses inutiles et déterminer les abus ;
  • Un contrôle en temps réel des dépenses.

Quels sont les entreprises et professionnels concernés ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise (TPE – PME), les déplacements professionnels et les voyages d’affaires sont normaux. Les spécialistes doivent être mobiles pour gagner des marchés, fidéliser les clients distants géographiquement, rencontrer des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers, même s’ils sont distancés de plusieurs centaines de kilomètres. Le déplacement est une garantie du dynamisme d’une entreprise, ce qui fait augmenter le nombre des notes de frais : notes d’hôtels, de restaurant, de nettoyage, de déplacement (voiture, train, avion, etc.). La rentabilité de ces déplacements nécessite la limitation au maximum des notes de frais par les responsables d’entreprise.

Quelques solutions de gestion des notes de frais

Un logiciel de gestion à établir sur le réseau interne de l’entreprise ou bien une application en ligne facile d’accès depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet : c’est le meilleur choix technique qu’un chef d’entreprise peut faire en fonction de son entreprise.
  • Logiciels en mode SaaS
L’application en mode SaaS (Software as a Service) est un logiciel idéal pour des collaborateurs souvent en déplacement professionnel. Avec ce type de logiciel dans l’entreprise, les collaborateurs se connectent à un serveur depuis n’importe quel poste informatique (que ce soit chez un client, sur une borne internet publique, à son domicile, etc.). Il est important de respecter les bonnes pratiques en matière de sécurité et de protection des données.
  • Logiciels internes sur le serveur de l’entreprise
Le logiciel de gestion de notes de frais établi sur l’un des serveurs de la société s’utilise habituellement depuis les ordinateurs du bureau. On peut alors l’intégrer à votre outil comptable. Ceci diminue le nombre de saisie et de transfert d’information : c’est du temps gagné et des erreurs évitées. Il faut privilégier cette solution pour les équipes qui sont nombreuses et qui utilisent d’autres frais que le frais de déplacement (par exemple, des acquisitions par internet ou la consultation de sites payants). Pour ces achats en ligne, il est toujours facile d’obtenir une facture.
  • Bonnes pratiques et fonctionnement
Selon l’outil, il est possible de concevoir le report des indemnités kilométriques avec un suivi des dépenses, un export des données pour le service de comptabilité et le recouvrement de la TVA.

LAISSER UN COMMENTAIRE

Please enter your comment!
Please enter your name here