Vous avez un projet d’évènement professionnel à organiser ? Que ce soit pour promouvoir votre entreprise, fidéliser vos clients, former vos collaborateurs ou encore réseauter avec vos pairs, vous devez vous assurer que votre évènement soit une réussite. Pour cela, voici quatre conseils pratiques à suivre.
Sommaire
Déterminer les objectifs et le public de l’évènement
La première étape pour organiser votre évènement professionnel est de déterminer les objectifs que vous voulez atteindre. Quelle est la raison d’être de votre évènement ? Quel est le message que vous voulez transmettre ? Quelle est l’image que vous voulez projeter ? Quels sont les critères de réussite ? Ces questions vous permettront de donner un sens et une direction à votre projet. Ensuite, vous devez identifier le public visé par votre évènement. Qui sont les personnes que vous voulez séduire ? Quels sont leurs besoins, leurs envies, leurs centres d’intérêt ? Quel est le profil type de votre participant idéal ? Ces informations vous permettront d’ajuster votre offre et votre communication à votre audience. Par exemple, si vous organisez un évènement sur un thème relatif au mitigeur cuisine dore, vous devez savoir si votre public est composé de professionnels de la cuisine, de passionnés de décoration ou encore de curieux à la recherche de nouveautés.
Déterminer le thème et le programme de l’évènement
Le thème et le programme de votre évènement professionnel doivent être attractifs, pertinents et originaux. Le thème doit être en rapport avec les objectifs et le public de votre évènement, et doit susciter l’intérêt et la curiosité. Le programme doit être varié, rythmé et interactif. Il doit proposer des contenus de qualité, des formats innovants et des moments d’échange.
Pour déterminer votre thème et votre programme, la possibilité s’offre à vous de vous inspirer des tendances actuelles, des besoins du marché, des retours d’expérience d’autres organisateurs ou encore des suggestions de vos partenaires. Vous pouvez également faire appel à des experts, des animateurs ou des personnalités influentes pour apporter du contenu et du dynamisme à votre évènement.
Choisir le lieu et la date de l’évènement
Le choix du lieu et de la date de votre évènement professionnel est essentiel pour sa réussite. Il faut trouver un endroit qui soit adapté à la taille, au format et au thème de votre évènement, qui soit facilement accessible et qui respecte les normes sanitaires en vigueur. Tenez compte aussi des contraintes techniques, logistiques et budgétaires. La date de votre évènement doit être choisie avec soin, en fonction du calendrier de votre secteur d’activité, des disponibilités de vos intervenants et de vos participants potentiels, et des conditions météorologiques. Il faut éviter les périodes de vacances, les jours fériés, les week-ends et les jours où il y a d’autres évènements concurrents. Pour choisir le lieu et la date de votre évènement, utilisez des outils en ligne, tels que des comparateurs de salles, des agendas partagés ou encore des sondages. Vous pouvez faire des badges personnalisés pour vos participants, afin de faciliter leur accueil et leur identification.
Surprendre et fidéliser les participants
Pour faire de votre évènement professionnel un succès durable, il faut surprendre et fidéliser les participants. Offrez-leur une expérience mémorable qui leur apporte de la valeur ajoutée, qui réponde à leurs besoins et qui dépasse leurs attentes. Il faut leur donner envie de revenir, de parler de votre évènement, de le recommander à leurs contacts.
Pour surprendre et fidéliser les participants, vous pouvez utiliser plusieurs leviers, tels que :
- Proposer des animations originales, ludiques ou insolites ;
- Offrir des cadeaux personnalisés, utiles ou symboliques ;
- Créer du lien entre les participants, favoriser le networking et le partage ;
- Mettre en avant les valeurs et la culture de votre entreprise ou de votre organisation ;
- Solliciter l’avis et la participation des participants, les impliquer dans le projet ;
- Assurer un suivi personnalisé après l’évènement, maintenir le contact et la relation.
