Des événements mémorables comme une soirée d’entreprise nécessitent une planification assidue. Diviser le processus de planification des événements en tâches réalisables vous permet de définir un cadre et d’accomplir votre mission d’organiser une fête impressionnante. Avec une planification adéquate et une liste de contrôle pratique, organiser une soirée d’entreprise à Paris peut être amusant et enrichissant. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire, d’un petit afterwork informel ou d’une soirée cocktail et que vous disposiez d’un temps court pour planifier votre projet, le succès de votre événement dépend des détails et du sens de l’anticipation. Quel que soit votre niveau d’expérience, des plateformes de renom peuvent vous aider à simplifier vos tâches en vous orientant vers de véritables temples de la musique et de la boisson dans la capitale hexagonale.
Sommaire
Organisation d’événements en entreprises : planifier
Soyez flexible avec les changements de taille, d’emplacement et d’autres détails. Au fur et à mesure que vous abordez le processus de planification de votre soirée d’entreprise, vous constaterez peut-être des changements de taille par rapport à l’objet de votre événement, sa localisation et bien d’autres moyens que ceux initialement envisagés. Il ne faut toutefois pas perdre de vue la raison pour laquelle vous faites tout ce travail en premier lieu.
Quoi qu’il en soit, si la nature du public ne change pas fondamentalement, votre soirée ne devrait pas en être très affectée. Avant de faire quoi que ce soit, la première étape consiste à définir clairement votre public. De cette étape découleront toutes les autres décisions, à savoir : le format, le contenu, les prix, l’emplacement, etc. Cette approche structurée vous aidera également à rester concentré sur la réalisation d’objectifs spécifiques. De cette façon, vous déciderez s’il vous faut vous concentrer uniquement sur l’aspect du divertissement, de l’ambiance ou de la promotion.
Organisation de soirée en entreprises : passer à la phase opérationnelle
Définir le budget
Que vous décidiez d’organiser l’événement vous-même ou de faire appel à une entreprise spécialisée, vous devez tenir compte dès le début du budget alloué à l’événement. Cela vous permettra d’élaborer une proposition d’activités et un chiffrage de coût très précis. Essayez toujours de faire plus avec moins. Il est aussi important d’avoir ou de développer des accords avec des fournisseurs pour maximiser les ressources.
Organisation de soirée d’entreprise : comment choisir votre bar ?
Paris est une ville réputée pour son attrait particulier, et ses nombreux bars n’y sont pas étrangers. La ville compte de nombreux bars élégants et très tendance où se mêlent modernité et histoire. Trouver une adresse qui remplace bien votre bureau le temps d’une soirée n’est cependant pas une mince affaire. Pour cela, plusieurs considérations pratiques telles que le nombre de places assises, des facteurs économiques tels que l’inclusion d’équipements ou encore la qualité du service seront déterminants. Avec tant de choses à prendre en compte, par où commencer?
L’emplacement
Pour un événement local, il est important de trouver un bar situé à une distance raisonnable du lieu de travail de la plupart des participants. Dans tous les cas, n’oubliez pas de prendre en compte les options de circulation, de transport et de stationnement.
Souhaitez-vous réduire les risques de retard pour vos participants? Fournissez-leur une application d’événement mobile, qui est essentiellement une norme de nos jours. Avec des cartes GPS et des informations de stationnement, vos invités se sentiront soulagés. Certaines applications mobiles permettent même de localiser précisément des bars de la capitale et de découvrir de nouveaux coins sympas. Certaines applications offrent même une solution de prise de commande et de paiement à distance pratique pour les établissements concernés. Avec ces outils à portée de main, vos participants se sentiront soulagés. Si le site se trouve dans un grand campus ou un institut, les cartes avec des épingles sont particulièrement utiles.
L’accessibilité du bar
L’accessibilité fait référence à la possibilité pour tous les invités, en particulier ceux ayant des besoins spéciaux (handicapée par exemple), d’accéder au bâtiment et à ses commodités. Afin de connaître toutes les réponses à votre question, vous devez comprendre qui sont vos participants et quels sont leurs besoins. Dans cette situation, l’examen des événements récents organisés et le type de public qui fréquente d’habitude le bar en question peuvent vous donner une idée.
Le nombre de participants
Le nombre de participants de votre soirée d’entreprise influence également le nombre de lieux disponibles. Il est évident qu’une manifestation de 50 personnes bénéficiera d’un panel d’options plus large qu’une autre regroupant 500 personnes. Sans compter que l’organisation d’un grand rendez-vous impose le respect de certaines normes de sécurité sur place !
La supervision logistique
L’organisation interne de l’espace
Pour une soirée d’entreprise, il est requis un standing minimal. Tout dépend de l’ambiance. Elle peut être cosy, décontractée avec des tables de coin ou des chaises légèrement espacées. L’idéal est de pouvoir rapprocher les gens. Assurez-vous que les sièges soient les plus confortables possible.
Un personnel sympa et attentionné.
Qu’il s’agisse du barman, du serveur ou de l’hôte, votre lieu d’accueil devrait avoir une équipe accessible et serviable qui veillera toujours sur vous et votre invité. La nature de l’accueil peut impacter considérablement le déroulé de la soirée.
Le rafraîchissement
L’éclairage et le décor
Un bon éclairage est essentiel pour avoir une bonne atmosphère, mais également un bon ton pour la soirée. Si vous n’êtes pas familier avec le bar, demandez au maître d’hôtel d’y adapter un éclairage qui s’accordera au ton de votre soirée. Le moment d’une soirée, le bar deviendra une extension de votre lieu de travail. Il pourrait donc refléter des composantes de votre identité corporate. La plupart des bars de Paris peuvent vous offrir une ambiance masculine et chic, mais vous pourrez les faire décorer le temps d’une soirée afin d’y imprimer votre marque.
L’acoustique
Avez-vous déjà assisté à un événement dans un lieu si bruyant qu’il était difficile d’entendre les autres, ce qui vous a mis à rude épreuve et à perdre votre voix, le tout en une nuit? Cela est dû à une mauvaise acoustique. C’est quasiment un art qui permet de déterminer la manière dont le son portera dans l’ensemble de la salle. Assurez-vous que votre salle d’accueil soit assez spacieuse pour vos convives. Plus elle sera plein à craquer, moins elle sera confortable. Alternativement, une salle de grande taille produira des échos ou réverbérations.
La nourriture
Vous ne savez pas si vos invités peuvent se prêter à de légères dégustations. De nombreux bars proposent des collations intéressantes ou des bols sucrés ou salés (cacahuètes et maïs soufflé non décortiqué…). Trouvez-vous un bar au menu attrayant avec de petites assiettes sophistiquées.
Réserver votre bar pour un événement d’entreprise : comment procéder ?
Pour effectuer votre réservation, assurez-vous de vous adresser au bon interlocuteur. Demandez de l’aide aux responsables, expliquez certaines de vos restrictions de coûts tout en assurant votre intention de travailler avec le lieu
. Il est essentiel que les planificateurs et les gestionnaires de sites aient une conversation ouverte et honnête sur les dépenses. Essayez d’être flexible autour des dates et des heures. Si vous planifiez et fixez une date bien avant votre événement, prévoyez des marges autour de cette date. Cela vous permettra de pallier aux imprévus.
D’habitude, toutes les réservations se font en ligne sur les sites des établissements. Une fois que vous et le bar êtes tous deux d’accord sur le tarif de l’organisation pour votre entreprise, le contrat final pourra être envoyé directement dans votre boîte de réception. La toute dernière étape consiste simplement à suivre le lien contenu dans votre courrier électronique pour vous assurer de sécuriser le tarif négocié. Enfin, envisagez de réserver plusieurs événements avec le lieu. S’engager à long terme sur le site et nouer des relations positives avec les responsables des sites de l’événement pourraient les inciter à collaborer avec vous sur la durée. Ils pourront vous offrir des réductions importantes si vous les sollicitez pour organiser une série d’événements.
Organisation d’événements en entreprises : suivre le déroulé de l’évènement
Le service traiteur et les coûts sont assez faciles à anticiper et à comprendre. Avec une bonne réservation et un programme fixe, l’organisation devrait être une réussite. Assurez-vous cependant que les aspects de déroulement de l’événement soient effectifs le jour même. Ses aspects peuvent avoir trait :
- Au Personnel : Avez-vous besoin de personnel spécialisé en audiovisuel, en mise en scène et en éclairage? Ne présumez pas que l’aspect technique de votre événement est complètement assuré et n’aura pas besoin d’orientation ou d’ajustement. Les plans B servent bien à ça. Ayez donc en second recours un fournisseur technique externe ou à l’interne qui saura éventuellement compenser un éventuel imprévu. Par exemple, vous pourrez avoir le contact d’un DJ alternatif au cas où celui programmé vous ferait défaut ;
- À la Boisson: Lorsqu’il s’agit d’organiser des boissons pour votre fête d’entreprise, la première chose à faire est de décider si vous précommandez des boissons ou si vous payez ce que vous consommez la nuit. La précommande vous donne plus de contrôle sur votre budget, mais vous risquez de ne pas en commander assez pour tout le monde. Si vous proposez un open-bar, assurez-vous que le ravitaillement soit effectué de sorte que les boissons ne manquent pas ;
- Le divertissement: Choisissez un divertissement qui convient à votre thème et à votre lieu de fête. L’établissement doit y veiller sous votre direction. Des centaines d’options sont à votre disposition, des serveurs chanteurs aux DJ modernes en passant par les tables de casino et les photomatons.
Le lieu que vous choisirez pour votre soirée d’entreprise à Paris définira l’ambiance et le ton avant même que votre public n’y mette les pieds
. Sa situation géographique et sa réputation donnent un sens à vos invités avant leur réponse. Faites-vous aider donc dans son choix. Votre recherche de l’espace événementiel d’entreprise parfait peut s’effectuer sur Privateaser.
Privateaser offre un répertoire unique d’espaces événementiels abordables et à la pointe de la technologie aux entreprises et aux leaders de tous les secteurs. Il s’agit d’un trait d’union entre votre entreprise et l’adresse qui correspond au type d’événement professionnel que vous souhaitez organiser dans la capitale. Nous vous orientons vers des centaines d’adresses (bar dansant, bar karaoké, bar à vin, à bière, bar pour pot, pour afterwok…) parmi les plus connues du Tout-Paris. Que vous célébriez une occasion spéciale ou que vous ayez juste besoin d’un endroit pour parler affaires, nous avons le forfait qui vous convient : espaces événementiels, nourriture, boissons et divertissements disponibles dans l’ensemble des pubs historiques traditionnels et des bars de la ville contemporains. Dans les bars que nous proposons, vous pourrez réserver autant de tables que vous souhaitez, afin de créer des afterparty entre collègues, des happy hours, un événement professionnel, un séminaire ou un rassemblement d’entreprise, des dîners de répétition, des remises de diplômes et toute autre occasion imaginable.
