Dans le cadre de ses activités, un employé peut se retrouver dans l’obligation d’avancer des frais pour une dépense professionnelle. La société devra normalement les lui rétrocéder, mais suivant des conditions et sur la base de preuves convaincantes. La gestion des notes de frais n’est donc pas une chose aisée. Une simple preuve de facture indiquant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est généralement satisfaisante. Néanmoins, plusieurs obligations entourent les justificatifs à fournir pour profiter d’un remboursement, et leur transgression peut rapidement amener à des poursuites de la part de l’autorité compétente.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un justificatif qui permet à un employé de se faire rétrocéder les frais professionnels qu’il a avancés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les exigences de son activité professionnelle. Elle prend le plus couramment l’aspect d’une fiche complétée par le salarié et retournée à son entreprise sous forme matérialisée ou numérisée. La note de frais peut probablement faire suite à un ordre de mission quand l’employé est en tournée dans le cadre de son travail.
Quels sont les justificatifs de notes de frais par type de dépense ?
- Les frais de repas
- Les frais kilométriques
L’argumentation des frais kilométriques sollicite plusieurs détails caractéristiques. Dans un premier temps, le salarié est dans l’obligation de fournir la carte grise de sa voiture. Il doit aussi informer : du motif du déplacement, du lieu de la mission, du kilométrage total réalisé et de la puissance fiscale du véhicule.
- Les frais de transport
- Les frais d’hébergement
- Les frais divers
Quels sont les systèmes de remboursement des frais professionnels ?
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Le remboursement des frais effectivement engagés ;
- Le remboursement des frais de manière forfaitaire ;
- La déduction supplémentaire pour frais professionnels.
Principe des frais réels
Le remboursement de frais réels consiste à rétrocéder de façon précise, les montants payés en personne par le chef d’entreprise ou par l’employé et qui prennent en charge des dépenses exprimées dans le cadre de l’activité professionnelle. Par exemple, il s’agira de rétrocéder : les tickets de péage et de parking pour les tournées professionnelles, les tickets de restaurant pour les repas professionnels, les reçus d’hôtel, etc.
Principe des frais forfaitaires
Les frais forfaitaires autorisent le remboursement en s’appuyant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’autorité compétente.
La déduction forfaitaire spécifique
C’est la dernière méthode possible pour procéder à l’acquittement des frais professionnels. Cette déduction est plafonnée à 7 600 euros par an.
Quels sont les avantages de la gestion électronique des notes de frais ?
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Un gain de temps précieux : le temps passé à la gestion des notes de frais traditionnellement est divisé par deux ;
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Une limitation des échanges papier (impression, stockage, etc.) ;
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Une réduction du risque humain d’erreurs ;
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Une facilité dans la transmission des données entre les différents services et l’expert-comptable responsable du suivi comptable de l’entreprise ;
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Une facilité d’accès aux notes de frais au cours des déplacements ou pour des employés qui se trouvent dans des lieux tiers ;
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Un meilleur contrôle des frais indispensables pour encadrer les dépenses inutiles et déterminer les abus ;
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Un contrôle en temps réel des dépenses.
Quels sont les entreprises et professionnels concernés ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise (TPE PME), les déplacements professionnels et les voyages d’affaires sont normaux. Les spécialistes doivent être mobiles pour gagner des marchés, fidéliser les clients distants géographiquement, rencontrer des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers, même s’ils sont distancés de plusieurs centaines de kilomètres. Le déplacement est une garantie du dynamisme d’une entreprise, ce qui fait augmenter le nombre des notes de frais : notes d’hôtels, de restaurant, de nettoyage, de déplacement (voiture, train, avion, etc.). La rentabilité de ces déplacements nécessite la limitation au maximum des notes de frais par les responsables d’entreprise.
Quelques solutions de gestion des notes de frais
- Logiciels en mode SaaS
- Logiciels internes sur le serveur de l’entreprise
- Bonnes pratiques et fonctionnement